PERSBERICHT van 19 december 2014. Verslag aan het federale parlement:Beheer van de vastgoedbehoeften van de Staat door de Regie der Gebouwen

De Regie der Gebouwen beheert sinds 1971 de vastgoedbehoeften van de Staat. In 2006
heeft de wetgever de Regie voorzien van een directiecomité en de grote lijnen uitgezet
voor een nieuwe werking. Zo moest de Regie een interne controle en een interne audit
organiseren en werk maken van een meerjarenplanning van de vastgoedbehoeften
van de klanten. De implementatie van die nieuwe organisatie is niet voltooid. Zo
wordt de Regie nog altijd aangestuurd op basis van het managementplan 2009?2011.
Dat plan werd bijgewerkt noch vervangen, hoewel de regelgeving bepaalt dat het
jaarlijks moet worden aangepast.

In zijn internetverslag onderzoekt het Rekenhof de toepassing van de wet van 20 juli 2006
en de strategie van de Regie om aan de vastgoedbehoeften van haar klanten te voldoen. Het
maakt een algemene analyse van het internecontrolesysteem en evalueert twee van de drie
vakgebonden processen van de Regie (renovatie en grote werken, algemeen onderhoud).

Het Rekenhof stelt vast dat de doelstellingen van het managementplan 2009?2011, dat nog
steeds wordt gebruikt, stroken met de reorganisatie die de wetgever wenste. Ook stemmen
ze overeen met de strategische richtlijnen van de regering, zoals de ontwikkeling van een
doeltreffend vastgoedbeheer. De doelstellingen zijn echter relatief vrijblijvend, moeilijk te
evalueren en worden niet geconcretiseerd voor de verschillende niveaus van de organisatie.
De implementering van de nieuwe, in 2006 gewenste organisatie vereist overigens nog
maatregelen, zoals nieuwe delegatiebesluiten.

De interne controle bij de Regie is ontoereikend. Pas in 2014 werd een interne auditor
aangesteld. Gezien de trage vooruitgang tussen 2008 en 2012 heeft het directiecomité het
risicobeheer nieuw leven ingeblazen door een deskundige in dienst te nemen voor de interne
controle en door een project op te zetten om dat risicobeheer te verbeteren. Dit project moet
worden voortgezet en ontwikkeld.

De Regie beschikt overigens niet over voldoende kennis over de onroerende goederen die ze
beheert en over de bezetting ervan. Met de beschikbare gegevens kan onmogelijk aan
proactief beheer worden gedaan. Het Rekenhof concludeert dat een achterstand van enkele
jaren moet worden ingehaald om een complete en grondige kennis van het patrimonium te
verwerven.

De koninklijke besluiten waarin de wet sinds 2006 voorziet voor het verzamelen, het
analyseren en het programmeren van de behoeften, zijn nog niet genomen. De Ministerraad
keurde pas op 14 oktober 2013 ontwerpen in die zin goed. De Regie heeft heel wat vooruitgang
geboekt in het verzamelen en analyseren van verzoeken van klanten, maar de manier waarop
rekening wordt gehouden met het beschikbare personeel en budget om aan de behoeften te
voldoen, blijft vooralsnog onvoldoende duidelijk.

Het Rekenhof benadrukt ook dat klanten niet financieel geresponsabiliseerd worden voor de
kosten van hun huisvesting en de Regie niet voor haar optreden. Daarover nadenken zou
moeten leiden tot een vorm van contractgebonden werking.
De planning van de vastgoedprojecten is beperkt tot de lijst van de investeringen waarvoor
tijdens het jaar een vastlegging in de begroting is gepland. De planning zou rekening moeten
houden met de stappen vóór en na de begrotingsvastlegging. Informatie over de looptijd van
werkzaamheden kan onder meer klanten ertoe brengen hun behoeften te herzien en zo
nodeloos werk vermijden.

Een groot deel van de geplande investeringen is bovendien niet in de begroting vastgelegd.
De plaatselijke directies van de Regie beschikken niet over één dossier dat een investering
volledig weergeeft. De oorzaken van vertragingen worden niet geregistreerd. Ook worden
klanten niet systematisch op de hoogte gebracht van de vooruitgang en uitvoering van hun
projecten. Werven worden daarentegen wel regelmatig opgevolgd en gedocumenteerd.
In het kader van het risicobeheer zijn er diverse IT?toepassingen en acties gepland om
verzoeken van klanten beter te registreren en op te volgen. Ze zouden sneller moeten worden
ontwikkeld en veralgemeend.